Dienstplan erstellen im Restaurant: Der komplette Leitfaden

Dienstplan erstellen: Warum es mehr als Tabellenkalkulieren ist

Wer im Restaurant einen Dienstplan erstellt, jongliert mit mehreren Anforderungen gleichzeitig: Die gesetzlichen Vorschriften müssen eingehalten werden, die Personalkosten sollen im Rahmen bleiben, die Mitarbeitenden wünschen Planungssicherheit -- und am Ende des Tages muss auch noch genügend Personal zu den Stosszeiten eingeplant sein. Dienstplanerstellung gehört zu den zeitaufwändigsten Managementaufgaben in der Gastronomie. Viele Betriebe unterschätzen den Aufwand erheblich.

In der Schweizer Gastronomie kommt hinzu, dass das Arbeitsrecht im Vergleich zu anderen Ländern besonders detailliert geregelt ist. Wer als Arbeitgeber einen Dienstplan erstellt, ohne die relevanten gesetzlichen Grundlagen zu kennen, riskiert Nachzahlungen, Klagen und Bussgelder.

Rechtliche Anforderungen beim Dienstplan in der Schweiz

Das Schweizer Arbeitsgesetz (ArG) und der Gesamtarbeitsvertrag des Gastgewerbes (L-GAV) bilden den rechtlichen Rahmen für die Dienstplanerstellung. Die wichtigsten Punkte:

Arbeitszeiten und Ruhezeiten

Regelung	Gesetzliche Vorgabe
Maximale tägliche Arbeitszeit	9 Stunden (ArG), kann mit Zuschlag auf 10 Stunden ausgedehnt werden
Wochentliche Höchstarbeitszeit	45 Stunden (Industrie), 50 Stunden (Gastgewerbe)
Tägliche Ruhezeit	Mindestens 11 zusammenhängende Stunden
Wochentliche Ruhezeit	Mindestens 2 freie Tage pro Woche oder 1 ganzer + 2 halbe freie Tage
Nachtarbeit	23:00 -- 06:00 Uhr bedingt Zuschlag oder Kompensation
Sonntagsarbeit	Erlaubt im Gastgewerbe, aber mit Lohnzuschlag oder Kompensation

Pausen und Mindestpausenzeiten

• Bei Arbeitszeit bis 5.5 Stunden: keine Pause gesetzlich vorgeschrieben
• Bei Arbeitszeit von 5.5 bis 7 Stunden: mindestens 15 Minuten Pause
• Bei Arbeitszeit über 7 Stunden: mindestens 30 Minuten Pause
• Bei Arbeitszeit über 9 Stunden: mindestens 1 Stunde Pause

Ankündigungsfrist für den Dienstplan

Das Schweizer Recht schreibt keine gesetzliche Mindestfrist für die Bekanntgabe des Dienstplans vor. Der L-GAV und individuelle Arbeitsverträge können jedoch eigene Regelungen enthalten. Branchenüblich sind 2 Wochen Vorlauf. Kurzfristige Änderungen bedürften der Zustimmung des Mitarbeitenden, ausser es liegt ein dringender betrieblicher Grund vor.

Die drei wichtigsten Schichtmodelle in der Gastronomie

Je nach Betriebstyp eignen sich unterschiedliche Schichtmodelle für den Dienstplan:

1. Klassisches Zwei-Schicht-Modell

Frühschicht (z.B. 08:00 -- 16:00) und Spätschicht (z.B. 15:00 -- 23:00) mit einer Stunde Überlappung. Geeignet für Restaurants mit Mittag- und Abendservice.

Vorteile: Klare Struktur, einfache Planung, gut für Mitarbeitende mit Familienpflichten

Nachteile: Stosszeiten mittags und abends können durch die fixen Schichten nicht immer optimal abgedeckt werden

2. Splitschicht

Mitarbeitende arbeiten zweimal täglich, z.B. 10:00 -- 14:00 und 17:00 -- 22:00. In der Schweizer Gastronomie weit verbreitet.

Vorteile: Stosszeiten optimal abgedeckt, Personal in der Mittagsruhe entlastet

Nachteile: Lange Prasenzzeiten für Mitarbeitende, erhöhter Mobilitätsaufwand, führt zu Unzufriedenheit wenn zu häufig eingesetzt

3. Rollierende Schichten

Mitarbeitende wechseln regelmässig zwischen Früh-, Mittel- und Spätschichten durch. Typisch in grossen Hotels und Systemgastronomie.

Vorteile: Faire Verteilung von unbeliebten Schichten, flexible Abdeckung

Nachteile: Schlechterer Schlaf-Wach-Rhythmus für Mitarbeitende, erhöhter Planungsaufwand

Urlaubsplanung im Dienstplan

Urlaubsplanung ist einer der häufigsten Konfliktpunkte zwischen Betrieb und Personal. So strukturieren Sie den Prozess:

Schritt 1: Jahresurlaubs-Übersicht erstellen

Erstellen Sie zu Beginn des Jahres eine Übersicht mit:

• Gesamturlaub pro Mitarbeitendem (L-GAV: mindestens 5 Wochen für Personal unter 20 Jahre, 4 Wochen für ältere)
• Bereits gebuchten Ferienzeiten
• Saisonale Betriebsanforderungen (z.B. Sommerhochsaison, Weihnachten)
• Sperrfristen (z.B. Karwoche, lokale Feste)

Schritt 2: Wunschprioritäten festlegen

Definieren Sie, nach welchem Prinzip Urlaubswünsche genehmigt werden: Reihenfolge der Einreichung, Rotation oder andere Kriterien. Das schafft Transparenz und verhindert Konflikte.

Schritt 3: Mindestbesetzung definieren

Legen Sie für jeden Tag des Jahres die Mindestbesetzung fest. Damit wird sofort sichtbar, ob ein Urlaubsantrag genehmigt werden kann.

Häufige Fehler beim Dienstplan erstellen

Fehler 1: Personalkosten nicht im Blick

Viele Betriebe erstellen den Dienstplan ohne laufende Kostenkontrolle. Das Ergebnis: Am Monatsende sind die Personalkostenquoten weit über dem Ziel. Empfehlung: Berechnen Sie bei der Planung gleichzeitig die entstehenden Lohnkosten.

Richtwert Personalkostenquote in der Schweizer Gastronomie: 30-35% des Nettoumsatzes

Fehler 2: Stosszeiten unterschätzen

Der Dienstplan wird oft gleichmässig über den Tag verteilt, obwohl die Gäste zu vorhersehbaren Zeiten kommen. Analysieren Sie Ihre Kassendaten und passen Sie die Besetzung an die tatsächliche Nachfrage an.

Fehler 3: Qualifikationen ignorieren

Nicht jede Mitarbeitende kann jede Aufgabe übernehmen. Der Dienstplan muss sicherstellen, dass zu jeder Zeit die notwendigen Qualifikationen vorhanden sind: mindestens ein ausgebildeter Koch, eine erfahrene Person an der Bar etc.

Fehler 4: Zu wenig Puffer für Ausfälle

Krankheitsbedingte Ausfälle sind in der Gastronomie überdurchschnittlich häufig. Plant man ohne Reserve, kommt es regelmässig zu akutem Personalmangel. Faustregel: Halten Sie 10-15% der geplanten Stunden als Reserve.

Fehler 5: Dienstplan zu spät kommunizieren

Mitarbeitende, die ihren Dienstplan erst 2-3 Tage im Voraus erhalten, können ihr Privatleben kaum planen. Das führt zu Demotivation und erhöhter Fluktuation. Kommunizieren Sie den Dienstplan mindestens 2 Wochen im Voraus.

Kostenoptimierung durch bessere Dienstplanung

Ein gut durchdachter Dienstplan ist ein wirksames Instrument zur Kostenkontrolle:

Umsatzprognose als Basis

Nutzen Sie Ihre historischen Kassendaten, um den Umsatz für kommende Wochen zu prognostizieren. Passen Sie die Personalstärke an den erwarteten Gästestrom an. Das reduziert überflüssige Personalkosten in schwachen Zeiten.

Teilzeitmodelle strategisch einsetzen

Ergänzen Sie Ihr Festpersonal mit Teilzeitkräften und Aushilfen für Stosszeiten. So können Sie die Mindestbesetzung günstig halten und bei Bedarf skalieren.

Überstunden vermeiden

Jede Überstunde kostet im Gastgewerbe in der Regel 25% Zuschlag. Eine vorausschauende Planung, die Arbeitszeiten gleichmässig verteilt, spart erheblich.

Beispielrechnung: Einsparungen durch bessere Planung

Szenario	Wochenstunden	Kosten/Woche (CHF)
Unoptimierter Dienstplan	280 Std.	14'000
Optimierter Dienstplan	250 Std.	12'500
Einsparung pro Monat	--	ca. 6'000

Digitale Dienstplan-Tools: Was sie leisten müssen

Moderne Dienstplan-Software für die Gastronomie bietet:

• Automatische Arbeitszeitprüfung: Verstoss gegen Ruhezeiten oder Höchtarbeitszeiten wird sofort angezeigt
• Kostenkalkulation in Echtzeit: Während Sie planen, sehen Sie die entstehenden Lohnkosten
• Urlaubsverwaltung: Urlaubsanträge und -genehmigungen digital abgewickelt
• Benachrichtigungen: Mitarbeitende erhalten ihren Dienstplan automatisch per App oder E-Mail
• Schichtborse: Mitarbeitende können Schichten selbstständig tauschen (mit Genehmigung)
• Arbeitszeiterfassung: Integration mit der Zeiterfassung vermeidet manuelle Nacharbeit

Mitarbeitermotivation durch fairen Dienstplan

Ein Dienstplan ist nicht nur ein Organisationsinstrument -- er sendet auch eine klare Botschaft an Ihr Team. Ob Sie Wünsche berücksichtigen, ob Sie Schichten fair verteilen und ob Sie genügend Vorlaufzeit geben, zeigt Ihren Mitarbeitenden, wie viel Wertschätzung Sie ihnen entgegenbringen.

In der Gastronomie herrscht ein ausgeprägter Fachkräftemangel. Gute Mitarbeitende haben die Wahl -- und ein schlechter Dienstplan ist einer der häufigsten Kündigungsgründe. Investieren Sie daher in eine faire, transparente Planung:

• Wünscheformular: Lassen Sie Mitarbeitende ihre Wünsche für die nächste Planungsperiode schriftlich einreichen
• Transparente Regeln: Kommunizieren Sie klar, nach welchen Kriterien Schichten und Urlaub vergeben werden
• Gleichmässige Verteilung: Unbeliebte Schichten (Spät am Wochenende, Feiertage) gerecht rotieren
• Spontanflexibilität ermutigen: Ein System zum Schichttausch gibt Mitarbeitenden Kontrolle und entlastet Sie als Planer

Krankenstandsmanagement im Dienstplan

Der unerwartete Krankenstand ist ein Dauerbrenner-Problem in der Gastronomie. Ein gut strukturiertes Notfallkonzept zahlt sich aus:

• Aushilfenliste: Pflegen Sie eine aktuelle Liste von Aushilfskräften, die kurzfristig einspringen können
• Springerpool: In grösseren Betrieben lohnt sich ein Pool von 1-2 Mitarbeitenden, die flexibel zwischen Schichten wechseln können
• Rotationssystem: Legen Sie vorab fest, wer bei einem Ausfall angefragt wird und in welcher Reihenfolge
• Freiwillige Mehrarbeit regeln: Klare Regeln für Überstunden und Zuschläge beim kurzfristigen Einspringen erhöhen die Bereitschaft

In 4 Schritten zum professionellen Dienstplan

1. Bedarfsanalyse: Ermitteln Sie für jede Schicht und jeden Tag die benödigten Mitarbeitenden und Qualifikationen basierend auf Umsatzprognosen
2. Urlaub und Abwesenheiten eintragen: Tragen Sie bekannte Abwesenheiten zuerst ein, bevor Sie disponieren
3. Dienste zuweisen: Verteilen Sie Schichten unter Berücksichtigung von Qualifikationen, Wünschen und gesetzlichen Vorgaben
4. Kostenprüfung und Freigabe: Prufen Sie die Personalkosten, passen Sie bei Bedarf an und kommunizieren Sie den Plan frühzeitig

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