Catering kalkulieren: Angebot erstellen das Gewinn bringt

Warum Catering-Kalkulation anders ist als Restaurantkalkulation

Catering kalkulieren bedeutet weit mehr als einen Wareneinsatz auszurechnen. Anders als im Restaurant, wo Gästeanzahl und Infrastruktur weitgehend fix sind, variiert beim Catering fast alles: Anzahl Personen, Location, Dauer, Equipmentbedarf, Anfahrtsweg, Auf- und Abbauzeit. Wer diese Faktoren nicht systematisch erfasst, produziert Angebote, die entweder zu teuer und damit nicht konkurrenzfähig sind -- oder zu günstig und damit verlustbringend.

In der Schweizer Catering-Branche liegt die Durchschnittsmarge bei professionell geführten Betrieben zwischen 18 und 28 Prozent. Viele Anbieter bleiben darunter, weil sie versteckte Kosten vergessen oder den Personalaufwand unterschätzen. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie ein wasserdichtes Kalkulations-Schema aufbauen.

Die fünf Kostenblöcke beim Catering

1. Wareneinsatz (Food & Beverage Cost)

Der Wareneinsatz bildet die Basis jeder Kalkulation. Beim Catering empfehlen sich folgende Richtwerte:

Catering-Art	Ziel-Food-Cost	Begründung
Stehapero	22-28%	Viele Snacks, hohe Marge bei Getränken
Buffet sitzend	28-33%	Mittlere Komplexität
Mehrgängiges Menü	30-35%	Arbeitsintensiv, edle Zutaten
Firmenevent mit Bar	25-30%	Getränke verbessern Gesamtmarge
Hochzeit	28-34%	Oft gehobene Qualitätsansprüche

Wichtig: Kalkulieren Sie immer mit einem Mengenaufschlag von 8-12 Prozent für unvorhergesehenen Mehrbedarf, Nachschlage-Portionen und Verderb beim Transport.

2. Personalkosten vor Ort

Personalkosten sind beim Catering der häufigste Kalkulationsfehler. Zählen Sie nicht nur die Stunden, in denen die Mitarbeitenden beim Kunden sind -- sondern das vollständige Zeitfenster:

• Vorbereitungszeit in der Küche (Mise en place, Laden)
• Anfahrt (Arbeitszeit, nicht nur Fahrtkosten)
• Aufbauzeit vor Ort
• Aktive Servicezeit
• Abbauzeit
• Rückfahrt und Entladen

Formel für den Personalkostensatz:

Personalkosten = Anzahl Mitarbeitende x Gesamtstunden x Bruttostundensatz

Rechnen Sie mit dem Bruttostundensatz inkl. Arbeitgeberbeiträge (in der Schweiz ca. 13-17 % auf den Bruttolohn). Hinzu kommen allfällige Spesen und Nachtzuschläge.

Praxisbeispiel: Apero für 80 Personen, 4 Stunden Anlass

Aufgabe	Personen	Stunden	CHF/Std.	Total
Küche (Vorbereitung + vor Ort)	2	8	CHF 38.00	CHF 608.00
Service	3	6	CHF 32.00	CHF 576.00
Spülkraft	1	4	CHF 28.00	CHF 112.00
Total Personal				CHF 1'296.00

3. Transport und Logistik

Transport wird häufig zu tief angesetzt. Eine realistische Berechnung umfasst:

• Fahrzeugkosten (Mietkosten oder kalkulatorische Kosten für eigenes Fahrzeug): CHF 0.80-1.20 pro km
• Treibstoff (bereits enthalten, wenn km-Satz verwendet)
• Parkgebühren, Vignette, Mauttunnel
• Kühlbox-Miete oder Betrieb von Kühlaggregaten

Faustregel: Bei Einsätzen über 50 km sollte Transport als eigene Position im Angebot ausgewiesen werden. Unter 20 km können die Kosten pauschal in einen Overhead-Zuschlag einfliessen.

4. Equipment und Material

Zu den Equipment-Kosten zählen:

• Geschirr, Besteck, Gläser (Miete oder Abschreibung)
• Servierplatten, Chafing-Dishes, Warmhaltesysteme
• Dekorationsmaterial (Tischtücher, Blumen, Kerzen)
• Verpackungsmaterial für Transport
• Einwegmaterial (Servietten, Zahnstocherspiesser)

Erstellen Sie eine interne Equipment-Liste mit Mietpreisen. So können Sie diese Position schnell und zuverlässig pro Anlass berechnen.

5. Gemeinkosten-Anteil und Gewinnmarge

Jeder Catering-Anlass trägt zur Deckung der fixen Betriebskosten bei: Küche, Büro, Versicherungen, Marketing, Verwaltung. Berechnen Sie Ihren Gemeinkostensatz:

Gemeinkostensatz = Fixkosten pro Monat / Umsatz pro Monat x 100

Ein typischer Gemeinkostensatz in der Catering-Branche liegt bei 15-22 Prozent.

Das vollständige Kalkulations-Schema

Hier das Schema in der Praxis -- Catering Sitzapero für 60 Personen, 3-stündiger Anlass, Standort 25 km entfernt:

Kostenblock	Berechnung	Betrag
Wareneinsatz (Speisen)	60 P. x CHF 18.00/P.	CHF 1'080.00
Wareneinsatz (Getränke)	60 P. x CHF 9.00/P.	CHF 540.00
Mengenaufschlag 10%		CHF 162.00
Personal	Gemäss Planung	CHF 980.00
Transport	50 km x CHF 1.00 + Parking	CHF 80.00
Equipment-Miete	Pauschale Anlass	CHF 240.00
Material (Verbrauch)		CHF 45.00
Selbstkosten Total		CHF 3'127.00
Gemeinkosten 18%		CHF 562.86
Vollkosten		CHF 3'689.86
Gewinnmarge 20%		CHF 737.97
Angebotspreis netto		CHF 4'427.83
MwSt 8.1%		CHF 358.66
Angebotspreis brutto		CHF 4'786.49
Pro Person		CHF 79.77

Puffer einbauen: Wann und wie viel?

Erfahrene Catering-Profis kalkulieren situationsabhängige Risikopuffer ein:

Puffer-Empfehlungen:

1. Unbekannte Location: +5% auf Personal (Erschliessung unbekannt, schwierige Anlieferung möglich)
2. Erster Auftrag mit neuem Kunden: +3-5% auf Gesamtbetrag (unbekannte Anforderungen)
3. Freiluftanlass ohne Wetterschutz: +8-10% (Plan B für schlechtes Wetter erfordert mehr Material)
4. Sehr grosse Gruppen (200+ Personen): +5% auf Wareneinsatz (schwieriger einzuschätzen)
5. Komplexe Menü-Konzepte: +8% auf Personalkosten (längere Vorbereitungszeit)

Der Puffer fliesst entweder direkt in die Marge oder wird als separate Position "Unvorhergesehenes" ausgewiesen.

Typische Fehler bei der Catering-Kalkulation

Fehler 1: Auf- und Abbauzeit wird nicht berechnet

Auf- und Abbauzeit machen beim Catering oft 30-50 Prozent der gesamten Personalzeit aus. Wer nur die Servicezeit kalkuliert, unterschreibt ein Verlustgeschäft.

Fehler 2: Keine Differenzierung nach Zonen

Nicht jeder Bereich eines Buffets hat den gleichen Food Cost. Ein kaltes Buffet mit Salaten und Dips hat einen anderen Wareneinsatz als ein Grillstand mit Fleisch. Kalkulieren Sie zonenweise und gewichten Sie dann.

Fehler 3: Equipment-Verschleiss ignorieren

Geschirr bricht, Tischtücher werden schmutzig, Dekomaterial nutzt sich ab. Wer keine Abschreibungskosten auf Equipment einrechnet, kumuliert stille Verluste.

Fehler 4: Kleinaufträge quersubventionieren

Ein Catering für 15 Personen hat fast dieselben Fixkosten (Anfahrt, Aufbau, Verwaltung) wie ein Anlass für 40 Personen -- aber nur halb so viel Umsatz. Rechnen Sie Kleinaufträge sorgfältig durch und sehen Sie Mindestpreise vor.

Fehler 5: Zahlungsziel nicht einkalkulieren

Bei Firmenkunden kann es 30-60 Tage dauern, bis die Rechnung bezahlt ist. Wer kurzfristig Vorleistungen erbringt und lange auf Zahlung wartet, trägt ein Liquiditätsrisiko. Fordern Sie eine Anzahlung von 30-50 Prozent bei der Auftragsbestätigung.

Angebot strukturieren: Was hineingehört

Ein professionelles Catering-Angebot enthält:

1. Auftragnehmer und Auftraggeber mit vollständigen Adressen
2. Anlass-Beschreibung (Datum, Ort, Personenzahl, Zeitfenster)
3. Leistungsbeschreibung (Menü, Service-Art, Equipment)
4. Preise aufgeschlüsselt nach Positionen (Speisen, Getränke, Personal, Transport, Extras)
5. Zahlungsmodalitäten und Fälligkeiten
6. Stornierungsbedingungen (z.B. 100% bei Absage < 48h)
7. Allgemeine Geschäftsbedingungen

Nachkalkulation: Das lernende System

Jedes abgeschlossene Catering ist eine Lernmöglichkeit. Vergleichen Sie nach jedem Anlass:

• Geplante vs. tatsächliche Personalstunden
• Geplanter vs. tatsächlicher Wareneinsatz
• Geplante vs. tatsächliche Fahrtkosten

Abweichungen von mehr als 10 Prozent sollten Sie analysieren und als Korrekturfaktor in künftigen Angeboten berücksichtigen.

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